Triển khai đào tạo nhân viên ứng dụng AI trong công việc tại HPC

Trong bối cảnh công nghệ đang thay đổi mạnh mẽ cách doanh nghiệp vận hành, AI – trí tuệ nhân tạo đang dần trở thành một công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất, tối ưu quy trình và cải thiện chất lượng công việc.

Không nằm ngoài xu hướng đó, Công ty Cổ phần Thương mại và Làm sạch Công nghiệp Hải Phòng đã chủ động triển khai chương trình đào tạo đội ngũ nhân viên quản lý và nhân viên văn phòng ứng dụng AI vào công việc.

Đây không đơn thuần là một hoạt động đào tạo công nghệ. Quan trọng hơn, chương trình thể hiện định hướng của doanh nghiệp trong việc xây dựng một đội ngũ nhân sự hiện đại, chủ động đổi mới và biết tận dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc.

Đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và làm sạch công nghiệp, việc ứng dụng AI vào các bộ phận quản lý, kinh doanh, hành chính, nhân sự, chăm sóc khách hàng và marketing có thể tạo ra nhiều thay đổi tích cực.

Từ việc soạn thảo văn bản, lập kế hoạch, tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu đến xây dựng nội dung truyền thông, AI có thể trở thành một “trợ lý số” hỗ trợ nhân viên xử lý công việc nhanh chóng và khoa học hơn.

Vì sao doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên ứng dụng AI?

AI đang phát triển với tốc độ nhanh. Tuy nhiên, sở hữu công cụ AI không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể khai thác được hiệu quả.

Một nhân viên có thể biết đến ChatGPT hoặc các công cụ AI khác nhưng nếu không được hướng dẫn cách đặt câu hỏi, kiểm tra thông tin, xây dựng quy trình làm việc và bảo mật dữ liệu thì hiệu quả ứng dụng sẽ còn hạn chế.

Chính vì vậy, đào tạo AI cho nhân viên là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chuyển từ “biết AI” sang “làm việc cùng AI”.

Thay vì coi AI là một công nghệ xa lạ, nhân viên được hướng dẫn cách đưa AI vào những công việc cụ thể đang thực hiện hằng ngày.

Ví dụ:

• Nhân viên văn phòng sử dụng AI để soạn thảo và chuẩn hóa văn bản.
• Nhân viên kinh doanh sử dụng AI hỗ trợ xây dựng email, báo giá và nội dung chăm sóc khách hàng.
• Bộ phận marketing sử dụng AI để nghiên cứu chủ đề, xây dựng nội dung và lập kế hoạch truyền thông.
• Nhân viên quản lý sử dụng AI để tổng hợp báo cáo, phân tích thông tin và hỗ trợ lập kế hoạch.
• Bộ phận nhân sự sử dụng AI để xây dựng mô tả công việc, tài liệu đào tạo và quy trình nội bộ, hỗ trợ Audit RBA
• Các bộ phận có thể sử dụng AI để hỗ trợ tìm kiếm, tổng hợp và hệ thống hóa thông tin.

Như vậy, mục tiêu của chương trình không phải là biến nhân viên thành chuyên gia công nghệ mà là giúp mỗi người biết cách sử dụng AI đúng lúc, đúng việc và đúng mục đích, giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc, tăng năng suất lao động

Đào tạo AI cho đội ngũ quản lý: Từ công cụ đến tư duy quản trị hiện đại

Đội ngũ quản lý đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình chuyển đổi và ứng dụng AI tại doanh nghiệp.

Nếu nhân viên sử dụng AI nhưng người quản lý chưa hiểu cách vận hành, doanh nghiệp rất khó xây dựng được một quy trình ứng dụng thống nhất.

Vì vậy, chương trình đào tạo tại Công ty Cổ phần Thương mại và Làm sạch Công nghiệp Hải Phòng hướng đến việc giúp đội ngũ quản lý hiểu được những giá trị mà AI có thể mang lại trong công tác quản trị.

AI có thể hỗ trợ người quản lý trong nhiều nhóm công việc.

1. Hỗ trợ lập kế hoạch

Từ những thông tin đầu vào do doanh nghiệp cung cấp, AI có thể hỗ trợ xây dựng khung kế hoạch, phân chia công việc, xác định đầu mục cần thực hiện và đề xuất các phương án triển khai.

Người quản lý vẫn là người đưa ra quyết định cuối cùng, nhưng AI có thể giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị và mở rộng góc nhìn khi xây dựng kế hoạch.

2. Hỗ trợ tổng hợp báo cáo

Một trong những công việc thường tiêu tốn nhiều thời gian của cấp quản lý là đọc và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn.

AI có thể hỗ trợ hệ thống hóa nội dung, tóm tắt các điểm quan trọng, phân nhóm thông tin và giúp người quản lý nhanh chóng nắm được vấn đề cần quan tâm.

3. Hỗ trợ ra quyết định

AI không thay thế người quản lý trong việc ra quyết định.

Tuy nhiên, AI có thể đóng vai trò là công cụ hỗ trợ tư duy bằng cách đưa ra các phương án, phân tích ưu nhược điểm, đặt câu hỏi phản biện hoặc gợi ý những yếu tố có thể bị bỏ sót.

Điều này giúp người quản lý có thêm dữ liệu và góc nhìn trước khi đưa ra quyết định.

4. Xây dựng quy trình làm việc

AI cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các quy trình, checklist và hướng dẫn công việc.

Khi những công việc lặp lại được chuẩn hóa, nhân viên dễ thực hiện hơn, người quản lý dễ kiểm soát hơn và doanh nghiệp giảm được sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

Đào tạo nhân viên văn phòng ứng dụng AI vào công việc hằng ngày

Nếu đội ngũ quản lý tập trung vào tư duy quản trị, nhân viên văn phòng có thể khai thác AI trực tiếp trong các nhiệm vụ hằng ngày.

Đây cũng là một trong những nội dung có khả năng tạo ra hiệu quả rõ rệt nhất sau đào tạo.

AI hỗ trợ soạn thảo văn bản

Các công việc như viết email, thông báo nội bộ, biên bản, kế hoạch, đề xuất, nội dung giới thiệu dịch vụ hoặc tài liệu hướng dẫn có thể được AI hỗ trợ xây dựng bản nháp.

Nhân viên không còn phải bắt đầu mọi văn bản từ một trang giấy trắng.

Thay vào đó, nhân viên cung cấp yêu cầu, thông tin và mục tiêu; AI hỗ trợ tạo cấu trúc ban đầu. Sau đó, nhân viên kiểm tra, chỉnh sửa và hoàn thiện nội dung.

AI hỗ trợ xử lý thông tin

Trong môi trường văn phòng, lượng thông tin cần đọc và xử lý mỗi ngày rất lớn.

AI có thể hỗ trợ tóm tắt tài liệu, phân loại nội dung, trích xuất các ý chính và chuyển đổi thông tin thành dạng dễ theo dõi.

Điều này đặc biệt hữu ích khi nhân viên phải xử lý nhiều tài liệu trong thời gian ngắn.

AI hỗ trợ xây dựng nội dung

Đối với bộ phận marketing và kinh doanh, AI có thể hỗ trợ phát triển ý tưởng nội dung cho website, mạng xã hội, email marketing, tài liệu giới thiệu dịch vụ và các kênh truyền thông khác.

AI giúp nhân viên có thêm ý tưởng, nhưng yếu tố quyết định chất lượng cuối cùng vẫn là kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và khả năng kiểm duyệt của con người.

AI hỗ trợ giao tiếp với khách hàng

Nhân viên có thể sử dụng AI để xây dựng kịch bản tư vấn, email phản hồi, nội dung chăm sóc khách hàng hoặc chuẩn hóa cách trả lời các nhóm câu hỏi thường gặp.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hướng đến sự thống nhất trong giao tiếp và nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng.

Lợi ích ứng dụng AI trong doanh nghiệp

Việc triển khai đào tạo AI không chỉ mang lại lợi ích cho từng nhân viên mà còn tạo ra tác động tích cực đối với toàn bộ doanh nghiệp.

Tăng năng suất làm việc

Một trong những lợi ích dễ nhận thấy nhất của AI là hỗ trợ giảm thời gian thực hiện các công việc lặp lại.

Những nhiệm vụ như tìm kiếm thông tin, xây dựng bản nháp, tổng hợp nội dung, phân loại dữ liệu hay chuẩn bị tài liệu có thể được thực hiện nhanh hơn khi có sự hỗ trợ của AI.

Nhân viên có thêm thời gian tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy, giao tiếp, xử lý tình huống và chuyên môn thực tế.

Tiết kiệm thời gian

Trong môi trường doanh nghiệp, thời gian là một nguồn lực quan trọng.

Khi một công việc trước đây cần nhiều bước thủ công nay được AI hỗ trợ, tổng thời gian xử lý có thể được rút ngắn.

Quan trọng hơn, AI giúp nhân viên giảm thời gian dành cho những công việc hành chính đơn giản để tập trung vào các nhiệm vụ tạo ra giá trị cao hơn.

Nâng cao chất lượng công việc

AI có thể hỗ trợ kiểm tra cấu trúc, phát hiện những điểm chưa rõ ràng và đề xuất cách trình bày phù hợp.

Khi kết hợp giữa AI và khả năng kiểm duyệt của con người, doanh nghiệp có thể nâng cao tính nhất quán và chuyên nghiệp của nhiều loại tài liệu.

Khuyến khích tư duy đổi mới

Việc đào tạo AI còn tạo ra một thay đổi quan trọng về tư duy.

Nhân viên bắt đầu đặt câu hỏi:

“Có cách nào làm công việc này nhanh hơn không?”

“Có thể tự động hóa bước nào?”

“AI có thể hỗ trợ mình ở đâu?”

Đây chính là nền tảng của văn hóa đổi mới trong doanh nghiệp.

AI không thay thế con người – AI giúp con người làm việc tốt hơn

Một trong những vấn đề thường được quan tâm khi doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng AI là liệu AI có thay thế nhân viên hay không.

Cách tiếp cận của chương trình đào tạo cần hướng nhân viên đến một tư duy khác: AI là công cụ hỗ trợ con người, không phải sự thay thế hoàn toàn con người.

Trong lĩnh vực làm sạch công nghiệp, thương mại và dịch vụ, yếu tố con người vẫn giữ vai trò rất quan trọng.

Kinh nghiệm thực tế, khả năng giao tiếp với khách hàng, kỹ năng quản lý đội ngũ, khả năng xử lý tình huống tại công trường và trách nhiệm trong công việc là những giá trị mà AI không thể tự mình thay thế.

AI có thể hỗ trợ phía sau.

Con người vẫn là người hiểu khách hàng, hiểu thực tế, đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả.

Do đó, mục tiêu của việc đào tạo ứng dụng AI trong doanh nghiệp là xây dựng mô hình kết hợp giữa con người và công nghệ.

Đặc biệt chú trọng bảo mật thông tin khi sử dụng AI

Ứng dụng AI hiệu quả phải đi cùng với sử dụng AI an toàn.

Trong quá trình đào tạo, nhân viên cần được hướng dẫn không đưa tùy tiện các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp, dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính, hợp đồng, mật khẩu hoặc những dữ liệu nội bộ chưa được phép chia sẻ lên các công cụ AI.

Doanh nghiệp cần xây dựng nguyên tắc rõ ràng về:

• Những loại dữ liệu được phép sử dụng với AI.
• Những loại dữ liệu không được đưa vào công cụ AI.
• Quy trình kiểm tra thông tin do AI tạo ra.
• Trách nhiệm của nhân viên khi sử dụng AI.
• Quy trình phê duyệt đối với nội dung quan trọng.
• Bảo vệ thông tin khách hàng và thông tin nội bộ.

Đây là yếu tố quan trọng để AI trở thành công cụ hỗ trợ lâu dài thay vì tạo ra những rủi ro không cần thiết.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp chủ động học hỏi và đổi mới

Một chương trình đào tạo AI thành công không nên kết thúc ngay sau một buổi học.

Để AI thực sự tạo ra giá trị, doanh nghiệp cần hình thành thói quen sử dụng và cải tiến liên tục.

Sau đào tạo, mỗi bộ phận có thể xác định những công việc phù hợp để ứng dụng AI.

Ví dụ:

Bộ phận quản lý: ứng dụng AI trong lập kế hoạch, tổng hợp báo cáo và phân tích thông tin.

Bộ phận kinh doanh: ứng dụng AI trong xây dựng nội dung chào hàng, email và chăm sóc khách hàng.

Bộ phận marketing: ứng dụng AI trong nghiên cứu chủ đề, xây dựng nội dung và lập kế hoạch truyền thông.

Bộ phận hành chính – nhân sự: ứng dụng AI trong văn bản, quy trình, tài liệu đào tạo và hệ thống hóa thông tin.

Bộ phận chăm sóc khách hàng: ứng dụng AI trong xây dựng kịch bản và chuẩn hóa nội dung phản hồi.

Khi mỗi bộ phận tìm được những bài toán thực tế để AI hỗ trợ, công nghệ sẽ không còn là một khái niệm xa lạ mà trở thành một phần trong phương thức làm việc mới.

Công ty Cổ phần Thương mại và Làm sạch Công nghiệp Hải Phòng – Chủ động đổi mới để phát triển bền vững

Việc triển khai đào tạo đội ngũ quản lý và nhân viên văn phòng ứng dụng AI cho thấy Công ty Cổ phần Thương mại và Làm sạch Công nghiệp Hải Phòng không chỉ chú trọng đến chất lượng dịch vụ mà còn quan tâm đến việc xây dựng năng lực nội tại của doanh nghiệp.

Trong một thị trường ngày càng cạnh tranh, chất lượng dịch vụ không chỉ đến từ máy móc, quy trình hay nhân lực trực tiếp.

Một doanh nghiệp hiện đại cần có cả hệ thống quản trị hiệu quả, đội ngũ nhân sự có năng lực và khả năng thích ứng nhanh với sự thay đổi của công nghệ.

Việc chủ động đào tạo AI chính là một bước đi theo hướng đó.

Doanh nghiệp hướng tới việc xây dựng một đội ngũ có khả năng học hỏi, sử dụng công nghệ và liên tục cải tiến phương pháp làm việc.

Đây cũng là nền tảng để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trong dài hạn.

Ứng dụng AI là hành trình, không phải một dự án ngắn hạn

AI không phải là một giải pháp có thể triển khai một lần rồi kết thúc.

Công nghệ thay đổi liên tục, nhu cầu doanh nghiệp cũng thay đổi liên tục. Vì vậy, việc ứng dụng AI cần được xem là một quá trình lâu dài.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những công việc đơn giản, đo lường hiệu quả, rút kinh nghiệm và sau đó mở rộng sang những quy trình có giá trị cao hơn.

Quan trọng nhất là tạo được thói quen:

Học AI – thử nghiệm AI – ứng dụng AI – đo lường – cải tiến.

Khi quá trình này trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp, AI sẽ không chỉ giúp một vài cá nhân làm việc nhanh hơn mà có thể tạo ra sự thay đổi ở cấp độ toàn tổ chức.

Kết luận: Đầu tư vào AI chính là đầu tư vào năng lực con người

Triển khai đào tạo đội ngũ nhân viên quản lý và nhân viên văn phòng ứng dụng AI vào công việc là một bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa hoạt động của Công ty Cổ phần Thương mại và Làm sạch Công nghiệp Hải Phòng.

Giá trị lớn nhất của chương trình không nằm ở việc nhân viên biết thêm một công cụ công nghệ, mà nằm ở khả năng thay đổi phương pháp làm việc.

AI giúp nhân viên tiết kiệm thời gian.

AI hỗ trợ quản lý xử lý thông tin.

AI giúp doanh nghiệp chuẩn hóa nhiều công việc.

AI mở ra thêm cơ hội sáng tạo và đổi mới.

Nhưng trên tất cả, con người vẫn là trung tâm của quá trình chuyển đổi.

Khi doanh nghiệp đầu tư vào đào tạo nhân sự, xây dựng tư duy ứng dụng công nghệ và tạo môi trường khuyến khích đổi mới, AI sẽ trở thành một đòn bẩy giúp nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh.

Với định hướng chủ động ứng dụng công nghệ, Công ty Cổ phần Thương mại và Làm sạch Công nghiệp Hải Phòng đang từng bước xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp hiện đại, chuyên nghiệp, đổi mới và sẵn sàng thích ứng với tương lai.

Đó không chỉ là câu chuyện về AI.

Đó là câu chuyện về cách một doanh nghiệp đầu tư vào con người, công nghệ và năng lực phát triển bền vững.